نرمافزارهای حسابداری موضوع مورد بحث این مقاله هستند. مدیریت امور مالی شرکت شما میتواند چالشبرانگیز باشد، به همین دلیل به نرمافزار حسابداری پیشرفته نیاز دارید تا جریانهای مالی ورودی و خروجی حسابهای کسبوکارتان را بهخوبی دنبال کنید. برنامههای حسابداری با کیفیت دارای امکانات متعددی هستند که باعث صرفهجویی در زمان میشوند و از حجم کارهای تکراری و ورود دستی دادهها میکاهند. بسته به نرمافزاری که انتخاب میکنید، این برنامهها میتوانند کارهایی مانند صدور فاکتور برای مشتریان، ثبت پرداختهای دریافتی و پیگیری مطالبات معوق را به شکل قابلتوجهی سادهتر و سریعتر کنند.
در حالی که برخی سیستمهای حسابداری فقط عملیات پایهای را پوشش میدهند و به شما اجازه میدهند فقط درآمد و هزینههای کسبوکار را ثبت کنید، برخی شرکتها راهحلهایی با ابزارهای پیشرفتهتر ارائه میدهند که وظایف روزانه مثل انتقال دادهها از طریق بانک، تسویه حساب و صدور فاکتورهای دورهای را به صورت خودکار انجام میدهند. با نرمافزار حسابداری مناسب، میتوانید ردیابی مالی را به بهترین شکل انجام دهید و از بسیاری از چالشهای معمول حسابداری کسبوکارها دور بمانید.
ویژگیهای نرمافزارهای حسابداری چیست؟
قبل از انتخاب ارائهدهنده نرمافزار حسابداری، باید بدانید که چه ابزارها و قابلیتهایی در انتخاب سیستم اهمیت دارند. تقریباً همه نرمافزارهای حسابداری آنلاین از سیستم حسابداری دوبل (دوطرفه) استفاده میکنند تا دقت اطلاعات حفظ شود و امکانات حسابهای دریافتنی (AR)، حسابهای پرداختنی (AP)، بانکداری و گزارشگیری را داشته باشند. برخی از این سیستم ها مانند نرم افزار سپیدار سیستم همچنین مدیریت موجودی کالا، مدیریت پروژه، ردیابی زمان و ابزارهای حقوق و دستمزد را ارائه میدهند که معمولاً در پلانهای پیشرفتهتر یا به صورت افزونههای پولی در دسترس هستند.
عناصر اصلی نرمافزارهای حسابداری استاندارد
حسابهای دریافتنی (AR)
سیستمهای حسابداری باید قادر به مدیریت صدور فاکتور، پیگیری بدهی مشتریان (حسابهای دریافتنی) و ثبت پرداختها باشند. برخی از مهمترین ویژگیهای AR عبارتند از:
- صدور فاکتور: حداقل نرمافزار باید قابلیت صدور فاکتور داشته باشد تا بتوانید بدانید که چه کسی، چه مبلغی به شما بدهکار است و موعد پرداخت آن کی است. تمام نرمافزارها امکان چاپ فاکتور دارند و بسیاری اجازه ارسال ایمیلی فاکتور را نیز میدهند. برنامه باید اطلاعات پایه مشتری مانند نام، آدرس، شماره حساب و شرایط پرداخت را ذخیره کند. همچنین بیشتر نرمافزارها قیمتهای استاندارد شما برای محصولات و خدمات متنوع را به خاطر میسپارند.
- صدور فاکتور خودکار: این ویژگی باعث میشود درآمد شما به خاطر فراموشی ارسال فاکتور به تعویق نیفتد. همچنین با ارسال صورتحسابهای خودکار و یادآوری پرداختهای معوق، نرمافزار نقش دپارتمان وصول مطالبات را ایفا میکند و مشتریان را برای پرداخت به موقع ترغیب میکند.
پردازش پرداختها
بسیاری از سیستمها به مشتریان امکان میدهند فاکتورهای خود را به صورت آنلاین و با کلیک روی دکمهای در فاکتور الکترونیکی پرداخت کنند. مزایای این روش برای شرکت شامل کاهش زمان نیروی انسانی برای پردازش چکها، افزایش امنیت پرداختها و سرعت بیشتر در ثبت تراکنشها است. البته هزینههایی مشابه هزینههای پردازش کارت اعتباری نیز به ازای پرداختهای کارت بانکی دریافت میشود.
برخی سیستمها امکان دریافت مستقیم پرداختهای ACH (انتقال الکترونیکی وجه) به حساب جاری را دارند که این کار به صورت خودکار هر ماه انجام میشود و مزیتهای زیادی نسبت به انتظار دریافت چک یا مراجعه به بانک دارد. معمولاً برای این قابلیت نیز هزینهای دریافت میشود اما معمولاً کمتر از هزینه پردازش کارت است.
حسابهای پرداختنی (AP)
هر کسبوکاری باید بر بدهیهای خود کنترل داشته باشد. نرمافزار حسابداری نحوه مدیریت خروج وجه را به روشهای مختلفی ارائه میدهد، از جمله:
- سفارشهای خرید (PO): یکی از وظایف اصلی نرمافزار حسابداری، پیگیری خریدها و بدهیها است، که میتواند از تولید سفارشهای خرید ساده تا پیگیری پیشنهادات تا مرحله پرداخت باشد.
- یادداشتهای اعتباری فروشنده: بسیاری از کسبوکارها ممکن است یادداشتهای اعتباری که فروشندگان به عنوان تخفیف یا مرجوعی میدهند را فراموش کنند. این یادداشتها به اندازه پول نقد ارزشمند هستند و نرمافزاری که این موارد را ثبت کند، به کاهش هزینهها کمک میکند.
- پرداخت خودکار: از برنامهریزی پرداختهای بانکی و واریزهای مستقیم تا چاپ چک، بسیاری از ماژولهای AP میتوانند روند پرداختها را به صورت کامل خودکار کنند تا از تعویق در پرداخت بدهیها جلوگیری شود.
- فرمهای مالیاتی IRS: دسترسی به بانک اطلاعاتی فرمهای مالیاتی متداول مانند 1099 و 1096 و توانایی پر کردن و ارسال الکترونیکی این فرمها، صرفهجویی قابلتوجهی در زمان ایجاد میکند و از جریمه دیرکرد مالیات جلوگیری میکند.
حقوق و دستمزد (Payroll)
ماژولهای حقوق و دستمزد در برخی نرمافزارها بسیار پیشرفته هستند و قابلیتهایی مانند محاسبه ساعات کاری، پردازش دستمزد، ارسال فرمهای مالیاتی و کسر 401(k) را دارند. برخی ویژگیهای مهم عبارتند از:
- برنامههای متغیر دستمزد: چه کارمندان شما حقوق ثابت داشته باشند و چه ساعتی، سیستم باید بتواند پرداختهای متفاوت را بهدرستی محاسبه کند، مخصوصاً در صورت وجود کارکنان پارهوقت یا با برنامههای پرداخت متفاوت.
- واریز مستقیم: بیشتر افراد انتظار دارند حقوقشان مستقیماً به حساب بانکی واریز شود، پس نرمافزار باید امکان تنظیم واریزهای زمانبندی شده را داشته باشد.
- محاسبات مالیاتی خودکار: از کسرهای ساده تا محاسبات پیچیده مالیاتی و چاپ فرمهای مرتبط، بررسی کنید که سیستم از فرمهای استخدام جدید، گزارش هزینهها، فرمهای W-4 و W-9 و همچنین گزارشها و پرداختهای مالیاتی فدرال و ایالتی پشتیبانی میکند یا خیر.
- بازپرداخت هزینهها و کسورات: اگر کارکنان هزینههای قابل کسر مالیاتی مانند سفر یا تفریح دارند، نرمافزار باید بتواند این بازپرداختها را مدیریت و مطمئن شود که مطابق مهلتهای مالیاتی پرداخت میشوند.
بانکداری
نرمافزار باید حداقل قابلیت اتصال به حسابهای بانکی شرکت را داشته باشد تا امکان پرداخت مستقیم و وارد کردن دادههای لحظهای بانکی را فراهم کند. برخی نرمافزارها قابلیتهای پیشرفتهتری نیز دارند:
- تسویه حساب: اگر چندین حساب بانکی دارید، نرمافزاری که بتواند همه را مدیریت و تسویه کند بسیار حیاتی است. باید دفتر کل و قابلیت تسویه چکبانکی داشته باشد.
- آمادهسازی سپردههای بانکی: سیستم باید قابلیت تنظیم سپردههای الکترونیکی پایه را داشته باشد.
- مدیریت چکها: اگر تعداد زیادی پرداخت با چک دارید، سیستمی که امکان چاپ و پردازش چکها را داشته باشد، زمان زیادی صرفهجویی میکند. قابلیتهایی مانند باطل کردن چک و اطلاعرسانی پرداختهای تکراری هم مزیت محسوب میشوند.
ویژگیهای پیشرفته نرمافزار حسابداری
نرمافزارهای حسابداری آنلاین فراتر از مدیریت مالی، میتوانند تقریباً تمام جنبههای کسبوکار شما را کنترل کنند. اگر این امکانات برای شما اهمیت دارد، به موارد زیر توجه کنید:
- ارسال و حمل و نقل: برای فروشندگان آنلاین و کسبوکارهای ارسال کالا، قابلیت مدیریت فرایند حمل و نقل در نرمافزار میتواند نیاز به نرمافزار جداگانه را رفع کند. از جمله چاپ برچسب ارسال، برآورد هزینه حمل و نقل، پیگیری ارسالها و مدیریت ارسال مستقیم از تامینکننده به مشتری (Drop shipment).
- مدیریت موجودی: نرمافزاری که کنترل موجودی و انبار داشته باشد به شما کمک میکند موجودی کالا را پیگیری، سفارشگذاری و هزینهها را مدیریت کنید. امکاناتی مثل ردیابی کالا، تنظیم حداقل و حداکثر موجودی، تعیین محل انبار و درج تصویر کالا بسیار مفید هستند.
گزینههای گزارشگیری نرمافزار حسابداری
علاوه بر امکانات فوق، میزان و کیفیت گزارشهایی که نرمافزار تولید میکند متنوع است:
- گزارشهای استاندارد: شامل صورتهای مالی مثل سود و زیان، ترازنامه، جریان وجوه نقد، گزارشهای حسابهای دریافتنی، پرداختنی و خلاصه حقوق و دستمزد.
- گزارشهای قابل تنظیم: سیستمهایی که امکان سفارشیسازی گزارشها، اضافه یا حذف ستونها، تغییر اندازه و ذخیره گزارشهای سفارشی را دارند.
- خلاصههای نموداری: ترجمه دادهها به نمودارهای میلهای و دایرهای با رنگبندی برای تحلیل آسانتر.
- پیشبینی هزینه: توانایی تجزیه و تحلیل آماری و پیشبینیهای مالی برای تصمیمگیری بر پایه دادههای واقعی.
- گزارشهای مربوط به شرکتهای تابعه: امکان تجمیع گزارشهای مالی چند کسبوکار برای دید جامعتر.
مدیریت زمان و پروژه در نرمافزار حسابداری
برای کسبوکارهایی که پروژههای متعددی دارند، امکان ثبت هزینهها، درآمدها، منابع مصرفی و تخصیص آنها به پروژههای خاص اهمیت بالایی دارد. همچنین ردیابی ساعات کاری به صورت مجزا و گزارشهای مربوط به بهرهوری پروژهها معمولاً در پلانهای پیشرفتهتر یا ماژولهای اضافی موجود است.
متن فوق ریپورتاژ آگهی بوده و سایت آگاهی بخش نسبت به محتوا و خدمات مسئولیتی ندارد.